电子会计凭证入账三个特别需要注意的地方

  关于电子会计凭证:《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)第一条规定:“本通知所称电子会计凭证,是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证,包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。”

  注意一:无需纸质票据,仅用电子票据汇总单等报销

  自2020年5月6日起,通行费电子票据将一次汇总、不用打印,直接报销。符合条件的情况下,您只需下载一张电子票据汇总单和包含历次通行费电子票据的压缩包就可以顺利报销了!

  政策规定:为进一步提升收费公路服务水平,规范收费公路通行费电子票据开具,便利ETC客户和受票单位电子票据财务处理,交通运输部会同财政部、税务总局、国家档案局坚持用户至上和问题导向原则,在对第17号公告内容优化完善的基础上,于2020年4月27日,发布了《交通运输部 财政部 国家税务总局 国家档案局关于收费公路通行费电子票据开具汇总等有关事项的公告》(交通运输部2020年第24号),实现了“多次通行,一次汇总,电子票据打包下载,无纸化报销归档”。

  举个例子:例如一位货车ETC客户,一个月通行了20次高速公路,平均每次长途通行涉及8家不同收费公路经营管理单位,根据相关财税电子票据开具规定,最多会开具160张电子票据。按照传统财务报销方式,需要将160张发票逐张打印后入账报销。按照第24号公告规定,为便捷财务处理,ETC客户在登陆电子票据服务平台时,可获得一张电子票据汇总单和一个含有160张电子票据的压缩包。其中,电子票据汇总单上详细列明了20次通行记录,包括通行时间、出入口信息、通行费金额,以及行程对应的160张电子票据编码、详细金额和税额明细。在符合财会〔2020〕6号文件要求的情况下,ETC客户可将电子票据汇总单和含有160张电子票据的压缩包直接提供给单位财务人员,进行入账报销处理,无须再打印纸质件,实现了“多次通行,一次汇总,电子票据打包下载,无纸化报销归档”。

  注意二:纸质入账+电子会计凭证同时保存!(财务的工作量加大了!)

  单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

  政策规定:根据财会〔2020〕6号财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知

  第四条规定:单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

  第七条规定:本通知由财政部、国家档案局负责解释,并自发布之日起施行。本文于2020年3月23日发布。

  原因解释:随着电子发票等电子会计凭证的试点推广,逐步暴露出基层单位在应用电子会计凭证中存在的一些不规范问题,其中直接并仅将电子会计凭证(主要是电子发票)的纸质打印件作为单位报销入账归档的唯一凭证的现象大量存在。由于电子会计凭证的纸质打印件具有易篡改、易复制且难察觉等特点,增加了会计人员查验会计凭证的难度,一旦单位或个人重复报销、虚假入账、篡改信息,出现财务造假、偷逃税款等行为,在实际工作中难以发现,严重干扰和影响单位正常会计工作秩序,也使大量珍贵的电子档案资源流失。对此问题社会各界较为关注,希望财政部、国家档案局加强政策指导。根据现行法律和行政法规的规定,电子发票的纸质打印件并不符合会计核算和档案管理关于凭证的印制、填开、使用、归档等有关规定,电子发票的纸质打印件(无论是开票方打印的,还是收票方打印的)不应作为单位报销入账归档的唯一凭证。必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

  注意三:可以仅使用电子会计凭证入账,但需要同时满足下面的四个条件(实践中,很多企业还不容易做到!)

  政策规定:根据财会〔2020〕6号财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知

  第三条规定:除法律和行政法规另有规定外,同时满足下列条件的,单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档:

  (一)接收的电子会计凭证经查验合法、真实;

  (二)电子会计凭证的传输、存储安全、可靠,对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现;

  (三)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务,能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序,且能有效防止电子会计凭证重复入账;

  (四)电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》(财政部 国家档案局第79号令)等要求。

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