浅析费用报销票据的审核

来源:安徽税务筹划网 作者:安徽税务筹划网 人气: 发布时间:2022-08-15
摘要:财务人员监督和审核每一张费用报销票据,确保其合法、真实、准确、完整,这是会计信息质量实行源头控制的重要环节,也是会计基础工作的一项重要内容。在日常工作中,实行会计...
  财务人员监督和审核每一张费用报销票据,确保其合法、真实、准确、完整,这是会计信息质量实行源头控制的重要环节,也是会计基础工作的一项重要内容。在日常工作中,实行会计委派单位的财务联系人到会计核算中心报账时,有些票据不真实、不合法,会计核算中心不予受理;有些票据不准确、不完整,会计核算中心要求更正、补充。那么财务联系人从单位领导、同事手中接到一张费用报销票据,应从哪些方面进行审核呢?笔者作为基层委派会计,结合多年会计委派工作实践及相关财税法规制度,认为应从以下几方面进行审核。

  一、从报销发票本身的防伪性能来鉴别发票的真假

  1.借助紫光灯来鉴别发票的真假。正规发票的发票台头上方印有“全国统一发票监制章”,这个“全国统一发票监制章”是采用专用荧光油墨印制的,在紫光灯下呈橘红色荧光反映;在大写金额一栏印有仿伪色条,在紫光灯下呈橘红色荧光反映。

  2.根据票据本身的制作,鉴别其是否属国家正规特制票据。正规发票通过光线照射,里面会出现水印、不规则发明短光线、特制花纹等图案。假发票则通过光线照射没有这些防伪标记或者防伪标记模糊不清。

  3.根据票据的印制特征进行鉴别。新版普通发票采用白色无碳复写印制,存根联采用专用无碳复写纸,国税发票复写后下联呈紫色,地税发票复写后下联呈黑色。税控收款机专用发票、普通定额发票、刮奖式定额发票采用防伪水印纸,正反面有明显菱形水印“sw”标记。而《机动车销售统一发票》、《机动车维修统一发票》采用干式防伪水印纸,正反面有明显菱形水印“sw”标记;

  4.根据发票代码及号码进行审验。新版普通发票右上角有两排数字,上面一排是发票代码,下面一排是发票号码。发票代码以12位数码表示,第1位代码表示发票所属机构代码,即0为总局,1为国税局,2为地税局;第2至5代码是表示行政区域统一代码,以全国行政区域统一代码为准,如:河南省行政区域代码是4100,郑州市4101,开封市4102,许昌市4110;第6、7位表示年份代码;第8位代码表示所属行业代码;第9、10、11位代码表示所属行业具体排序码;第12位代码表示为“票号循环码”。发票号码以8位数码表示,为每一种发票在每年度中的排序。

  二、从票据填制的内容和加盖的印章进行审核

  1.发票填制的内容是否与发票种类相符合。如一张商业发票所填制的内容应该是商品批发、零售及百货销售之类的商品,如果品名栏填写的是加工费、维修费、租赁费、服务费、印刷费等内容,显然与该票据的种类不相符,这类报销票据就是不合规票据。

  2.发票加盖的印章是否与票据的种类相符合。如一张商业发票所加盖的印章是某某印刷厂、某某机关、某某汽车维修厂、某某打字复印社的印章,显然这样的发票,加盖的印章与票据的种类不相符,也是违规票据。报销发票加盖的印章一般是发票专用章,根据《发票管理办法》,报销票据加盖印章可以是发票专用章,也可以是财务专用章。

  3.票据的属地、职能是否与票据上加盖的印章相符合。如一张发票是广东省商业发票,而发票加盖的印章是河南省某某公司的发票专用章,显然这种票据违反了票据管理的属地原则,也是不合规票据,但如果加盖的是驻外办事处的印章除外;另外要根据票据加盖的印章,查验收费单位是否具有收费的职能。如某村委会向单位收取修路集资款,使用的票据是《某某省行政事业性收费基金专用票据》,填写的内容是修路集资款,加盖的印章是某某村委会财务专用章,这样的票据虽然是正规票据,但该村委会不具有行政事业性收费职能,所以这种票据也属违规票据。

  4.票据客户名称填写是否与报账单位名称相一致。如县初级中学来报账,报销的票据客户名称填写的是县教育局,显然这样票据也是不合规票据。同样如果客户名称填写的是个人,所收取的费用是养路费、诉讼费、罚款等应该由个人承担的费用,这样的票据也是不能报销的。但在实际工作中,有些单位职工外出培训所收到的票据,客户名称填写的是个人名字,对于这样的票据,只要附上有关培训通知文件也可以作为报账依据。

  5.从票据印制的所属日期与实际开票日期查验是否属过期作废票据。发票印制的所属日期可以从发票右上角的发票代码第6、7位查验出发票的年份,如果一张票据印制所属日期是2001年,开票日期却是2007年9月16日,显然这样的过期作废票据也是不能报销的。

  6.同一本票据号码的排列先后顺序与该票据的填制日期是否合理。如发票号码是NO:14300638、NO:14300639,填制票据的时间NO:14300638是2007年7月10日,而NO:14300639是2007年4月25日,那么就可断定该项票据也是违规票据,但是如果注明票据丢失属于补票的情况除外。

  7.票据的大小写金额填写是否相符以及金额是否正确。如果报销发票大小写金额不一致或者金额填写有错误,显然这种金额不准确的票据也是不能报销的。对于这样的发票应当由出票单位重开,不能在票据上更正。

  8.发票填制字迹、笔体、笔画的精细、压痕是否异常。从发票的正面和反面来观察,本应一式多份复写的是否符合复写的实际情况,背面有无局部复写的痕迹。发票的第二联报销联如果不是复写的而是用钢笔或圆珠笔填写的,这样的票据就说明存在一定的问题;同时,还要查验发票是否用药剂退色、用橡皮擦、小刀刮等涂改痕迹,如存在上述现象,票据也是不能报销的。

  9.发票填写位置是否存在位移。所谓位移,也就是第二联经复写后,票据上的文字或数字出现错位,如一张票据大写金额是6000元,小写金额是60000元,这样的票据也是不合规票据,因为税务机关指定的企业在印制装订发票时,各联次纵横行列都是对齐的,有固定位置,不会出现位移现象。

  10.报销票据是否属白条、收据。所谓白条收据是指报纸杂志订阅单、培训费收据、政府部门收费收据等,这种以收据、白条代替发票或基金票据使用的,其目的是偷逃税款或私设“小金库”,显然这样的票据也是不能报销的。

  三、从报销票据所附清单及有关审批手续进行审核

  1.报销发票所附清单的审核。在一般情况下,报销发票的品名不能填写食品、办公用品、图书、花木等字样,采购的什么商品,就在品名栏开什么商品。如果一次购买品种较多,必须附有商品明细清单,商品明细清单金额必须与发票金额相一致,并要加盖销售单位发票专用章或财务专用章。对于会议费报销票据必须分项注明住宿费、餐费、场地使用费等内容,并附上宾馆所开具的原始单据。汽车维修费报销须注明修车单位、车牌号、维修零配件、维修工时等内容。如果零配件更换较多,也要附上明细清单。

  2.资本性支出报销票据的审核。凡是使用年限在一年以上以及单价在规定金额以上(一般设备金额500元,专用设备800元)的商品,必须附国有资产管理部门审批的《国有资产增减审批表》,按固定资产进行账务处理;使用期限在一年以上的大批同类物资,单位价值虽未达到规定标准,也要按固定资产进行管理。

  3.项目资金报销票据的审核。项目资金应根据专项资金文件精神,严格按照专项资金的开支范围,资金用途,专款专用。因特殊情况需改变资金用途的,应根据财政部门批准的书面材料,方可使用。

  4.报销票据有关人员签名、签署意见及事由的审核。首先要鉴别领导签字是否与印鉴卡的签字相一致,领导签名要签全名,领导签署意见应注明本人意见,如“同意”等,不可只签名字不签意见;实报金额与票面金额不一致时应由领导签字注明实报金额;其次是审查经办人、验收人以及财务联系人的签字是否签齐全;最后要审查报销票据是否注明事由,如采购的食品,须注明是招待用或是看病号用。

  总之,报销票据的审核包含着很强的政策性、技术性和责任心,这项工作直接影响着报账单位的会计核算质量以及会计工作的秩序。因此,我们在平时工作中,在建立健全单位内部管理制度和控制制度的同时,还要针对票据使用和管理方面存在的问题,在今后的工作实践中加以分析和研究,寻求治理和改进的办法,以便更好地为经济监督服务。